Conozca a sus clientes con información clara y documentada
Organice los datos de identificación, la actividad económica y los documentos de respaldo de sus clientes. El formulario Conozca a su cliente de VSINNFO ayuda a su equipo a preparar la información necesaria para la revisión y el análisis de debida diligencia.
- Identificación del cliente
- Información económica
- Documentos de respaldo
- Revisión de cumplimiento
¿Cuenta con información suficiente y actualizada para conocer a sus clientes?
Cuando los formularios, las identificaciones y los respaldos están dispersos entre archivos, correos y hojas de cálculo, resulta más difícil detectar información pendiente, contrastar los datos declarados y mantener un expediente organizado.
Contar con información clara facilita comprender quién es el cliente, a qué se dedica y qué documentos respaldan su perfil.
Información dispersa
Formularios, identificaciones y respaldos repartidos entre archivos, correos y hojas de cálculo.
Datos y documentos pendientes
Sin un registro ordenado, es más difícil detectar qué información falta o requiere actualización.
Datos declarados sin contrastar
Comparar lo que declara el cliente con sus respaldos se complica cuando el expediente no está organizado.
Del formulario al expediente del cliente
Registre
Los datos de identificación y contacto del cliente.
Complete
La información sobre su actividad económica y el propósito de la relación comercial.
Identifique
Representantes, personas relacionadas y beneficiarios finales, cuando corresponda.
Reúna y contraste
Los documentos de respaldo y los resultados de las consultas realizadas.
Documente
Las observaciones de la revisión y la información que requiera actualización.
Conocer al cliente comienza por identificarlo correctamente
Información estructurada
El formulario permite estructurar la información que servirá de base para la revisión del cliente.
Consultas y coincidencias
Las consultas y los reportes de coincidencias pueden complementar ese análisis, contrastando los datos declarados con las fuentes disponibles.
Un resultado para analizar
Una coincidencia debe tratarse como un resultado para analizar, no como una conclusión sobre el cliente.
La decisión es de su organización
La validación de identidad, la evaluación de los hallazgos y las decisiones sobre la relación comercial corresponden a los responsables designados por la organización.
Un expediente útil reúne datos y respaldos que pueden revisarse
Según el tipo de cliente y los procedimientos de su organización, contemple la información que se detalla a continuación.
- Nombres completos o razón social e identificación.
- Datos de contacto y domicilio.
- Actividad económica, ocupación o negocio.
- Propósito y características previstas de la relación comercial.
- Información económica y origen de los recursos, cuando corresponda.
- Representación legal, estructura de propiedad y beneficiarios finales, cuando aplique.
- Declaraciones sobre la condición de persona expuesta políticamente y vínculos relacionados, cuando corresponda.
- Documentos de respaldo y resultados de las verificaciones.
- Fecha de revisión, observaciones y responsable.
La calidad del expediente depende de la información proporcionada, de su contraste con los respaldos y de su actualización cuando existan cambios relevantes.
Beneficios
Información organizada
Información del cliente organizada para su consulta.
Pendientes a la vista
Mayor claridad sobre datos y documentos pendientes.
Respaldo documental
Respaldo documental para la revisión de cumplimiento.
Mejor contexto
Mejor contexto para analizar la relación comercial.
Base para actualizar
Una base estructurada para actualizar el conocimiento del cliente.
Tecnología para organizar la información; acompañamiento para definir el proceso
Tecnología
VSINNFO apoya la organización de la información del cliente y de los respaldos utilizados en su revisión.
Acompañamiento
VSinnova puede acompañar a su organización en la definición del formulario y del flujo de trabajo, de acuerdo con su operación y sus procedimientos internos.
Preguntas frecuentes
¿Completar el formulario concluye la debida diligencia?
No. El formulario reúne información para apoyar el proceso de debida diligencia. La revisión también requiere contrastar los datos, evaluar los respaldos y documentar las conclusiones según los procedimientos de la organización.
¿El formulario sirve para personas naturales y jurídicas?
Los datos y documentos deben ajustarse al tipo de cliente. Para personas jurídicas, la revisión puede incluir información de representación legal, estructura de propiedad y beneficiarios finales. En la demostración se debe precisar qué modalidades contempla VSINNFO.
¿El sistema aprueba automáticamente a un cliente?
El formulario apoya la recopilación y organización de información. La evaluación del cliente y la decisión sobre la relación comercial corresponden a los responsables designados por la organización.
¿Cuándo se debe actualizar la información?
Según los procedimientos de la organización y cuando se identifiquen cambios relevantes en los datos, la actividad económica, la representación, la propiedad u otras características del cliente.
¿Se puede adaptar a los procedimientos de mi organización?
VSinnova puede revisar con su equipo los campos, documentos y pasos que necesita. El alcance de la adaptación debe definirse de acuerdo con las funcionalidades disponibles y las necesidades de su operación.
Organice el conocimiento de sus clientes desde el primer registro
Conozca cómo el formulario Conozca a su cliente de VSINNFO puede ayudar a su equipo a reunir información, revisar respaldos y mantener un expediente ordenado.
